Frequently asked questions (FAQ)

TALOS bringt Klarheit in das Begriffs-Wirrwarr. Sollten Sie weitere Fragen zu Begriffen oder Produkten haben, scheuen Sie sich nicht, mit uns in Kontakt zu treten. 

Was ist ein Vendor Management System (VMS) & wodurch zeichnet sich TALOS VMS aus?

VMS ist die Abkürzung für „Vendor Management System“. Dabei handelt es sich um eine Softwarelösung zum Management von externem Personaleinsatz. Ein VMS kann dabei sowohl vom Entleiher selbst oder von einem MSP oder MV für mehrere Entleiher eingesetzt werden. Flexibilität, d.h. die Anpassbarkeit auf individuelle, maßgeschneiderte Prozesse und Abbildung verschiedener Prozessvarianten zeichnen daher moderne VMS-Lösungen ebenso aus wie effiziente Datenstrukturen und anwenderfreundliche Workflows. Der Funktionsumfang eines VMS sollte modular an die konkreten Bedürfnisse des Kunden anpassbar sein und neben einzelnen Prozessen, z.B. Beschaffungs-, Auswahl-, Betreuungs- und Abrechnungsprozesse, auch eine ganzheitliche End-2-End-Lösung ermöglichen. Entsprechend ist ein VMS eine zentrale Plattform für das Management ausgewählter Lieferanten und das Erstellen von Reports.

Ein intelligentes und individuell anpassbares VMS-System gehört heute zu den unverzichtbaren Software-Applikationen eines Unternehmens, wenn es um das Monitoring und die Einsatzsteuerung von Zeitarbeitnehmern geht.

Was ist TALOS VMS?

Mit TALOS VMS bieten wir unseren Mandanten eine Web-basierte, professionelle und zukunftssichere Kommunikationslösung für alle an der Arbeitnehmerüberlassung beteiligten Unternehmensfunktionen – ob HR oder Einkauf, ob für Bedarfsträger in unterschiedlichen Fachbereichen oder bei den Personaldienstleistern, ob im Büro oder unterwegs.

Durch die Unterstützung aller Prozessbeteiligten mit einem VMS verlaufen alle Schritte von der Bedarfsmeldung an über einen transparenten Weg. Dabei sind alle involvierten Akteure immer über den Status einer Anfrage bzw. eines Vorganges informiert. Erforderliche Dokumente werden datenschutzkonform und zentral gespeichert. Durch die intelligente Nutzung der Software für Unterschriften wird auch die Signatur der wichtigsten Dokumente gewährleistet.

Preisvereinbarungen werden systematisch umgesetzt und automatisch bei der Erstellung von Verträgen und der monatlichen Leistungsabrechnung verwendet. So werden Fehlerquellen in der Abrechnung auf ein Minimum reduziert.

Die Personaldienstleister sind als Nutzer ebenfalls in die VMS-Funktionalitäten integriert. Dadurch ist die transparente Abwicklung aller über das VMS gesteuerten Prozesse jederzeit gewährleistet und die vom Unternehmen benötigten Performancereports oder sonstigen Auswertungen stehen jederzeit und aktuell zur Verfügung.

Als neutraler Softwareentwickler konzentrieren wir unser Know-how auf die Entwicklung, den Betrieb und den Support der TALOS VMS Systemkomponenten und bieten Ihnen den besonderen TALOS-Effekt:

 

  • Einfache Nutzung
  • Schnelle Implementierung
  • Verlässlicher Support
  • Effiziente Prozesse
  • Vollständiges Reporting

Was ist ein Master Vendor (MV)?

Das „Master Vendor“ (MV) Modell bedeutet in der Personaldienstleistungsbranche, dass ein Unternehmen mit Personalbedarf (Entleiher) unter allen seinen Personaldienstleistern (Verleihern) einen einzelnen Personaldienstleister (Master) mit der Koordination der gesamten Arbeitnehmerüberlassungen beauftragt.

Die Beauftragung wird in einem Master-Vertrag zwischen MV und Entleiher festgeschrieben. Für den Entleiher ist der MV „Hauptlieferant“, das heißt: Das benötigte Personal stammt aus seinem eigenen Mitarbeiterpool. Reicht der nicht aus, werden weitere Personaldienstleister als sogenannte Co-Lieferanten eingebunden.

Ein MV ist in der Regel beim Entleiher vor Ort eingesetzt (sogenannt On-Site-Management), um den Personalbedarf und alle entsprechenden Prozesse zeitnah und im Sinne des Entleihers steuern zu können.

Der MV ist zentraler Ansprechpartner für die Personalkoordination und die Schnittstelle zu Co-Lieferanten. Deshalb übernimmt er unter Beachtung der gesetzlichen und/oder Entleiher-internen Vorgaben auch alle anfallenden administrativen oder organisatorischen Aufgaben: Dies umfasst – je nach gewünschter Servicetiefe – u.a. die Qualifizierung der Co-Lieferanten, die Weiterleitung offener Stellen an die Co-Lieferanten, die Vorauswahl eingehender Kandidatenvorschläge und die Erstellung einsatzbezogener Überlassungsverträge sowie die Überlassungsverwaltung bis zum Ende der Überlassung. Manche MV übernehmen zudem gebündelt die monatliche Leistungsabrechnung zwischen dem Entleiher und allen Verleihern in Form einer Sammelabrechnung, wobei sich gerade bei diesem Prozess in der Praxis verschiedene Varianten etabliert haben.

Neben der rechtssicheren Umsetzung der Arbeitnehmerüberlassung ist das Ziel dieses Geschäftsmodells die größtmögliche Entlastung des Entleihers.

Was ist eine Sammelabrechnung?

Bei einer Sammelrechnung handelt es sich um eine Rechnung über mehrere Warenlieferungen oder Dienstleistungen (auch Personaldienstleistungen), die für einen Kunden in einem vereinbarten Abrechnungszyklus erbracht wurden. Diese Art der möglichen Leistungsabrechnung stellte das Bundesministerium der Finanzen im Schreiben zur Umsetzung der Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie, GZ: IV B 7 – S 7280 – 19/04) vom 29. Januar 2004 klar. Die Erstellung der Sammelrechnung kann durch den leistenden selbst oder durch einen beauftragten Dritten, der im Namen und für Rechnung des Leistungserbringers tätig ist, erstellt werden (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).

Was sind die Vorteile einer Sammelabrechnung?

Als äußerst effiziente Variante im Vergleich zur Erstellung und Übermittlung von vielen Einzelrechnungen an den gleichen Kunden verdichtet eine Sammelrechnung Leistungen unterschiedlicher Dienstleister für den Kunden in ein einziges Abrechnungsdokument. Speziell im Bereich der Personalüberlassung, denn hier werden über einen längeren Zeitraum periodisch abzurechnende Leistungen erbracht, führt eine Sammelabrechnung mit den vor- und nachgelagerten Prozessen

  • Import und automatische Verarbeitung von Zeitdaten aus dem Zeiterfassungssystem des Entleihers
  • Abbildung von Preismodellen und Tarifwerken
  • Konsolidierung von Leistungen aus Produktivstunden, Zulagen, Zuschlägen, Einmalzahlungen, etc.
  • Periodengerechte Abgrenzung von Korrekturen
  • Export der Abrechnungsergebnisse zur automatisierten Verbuchung auf Kostenstellen bzw. Projekte

zu einer erheblichen Zeiteinsparung für die Rechnungserstellung, die Prüfung, Verbuchung und damit zu einer effektiven und kostengünstigen Buchhaltung.

In der Praxis nutzt man Sammelrechnungen immer dann, wenn Leistungen an Stammkunden für beide Geschäftspartner effizient und kostengünstig abgerechnet werden sollen.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) & wie funktioniert sie in TALOS VMS?

Neben der ‚nassen‘ Unterschrift ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach dem eIDAS-Standard aktuell die einzige rechtssichere Art, einen Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) digital zu unterzeichnen (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG i.V.m. §§ 126, 126a BGB).

TALOS VMS hat die qualifizierte elektronische Signatur (QES) als zusätzlich buchbares Add-on nahtlos integriert, sodass die Vertragserstellung und die Vertragsunterzeichnung mit wenigen Klicks in Sekundenschnelle – auch von unterwegs aus – erfolgen kann.

Ein Download des Vertrages und Upload des Dokumentes zu einem Signatur-Anbieter entfällt ebenso wie das Heraussuchen und Eingeben von Empfänger-Adressen. Mit der komfortablen QES-Lösung für TALOS VMS gestalten Sie den bisher langwierigen Prozess der gegenseitigen Vertragsunterzeichnung deutlich effizienter.

Wie wird eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erstellt?

In Europa und damit auch in Deutschland muss die qualifizierte elektronische Signatur (QES) einer zeichnungsberechtigen Person von einem qualifizierten Vertrauensdienstanbieter (Trustcenter) erstellt werden. Vorab muss die zeichnungsberechtige Person gegenüber dem Vertrauensdienstanbieter seine Identität sicher nachweisen (Identverfahren).

Die rechtssichere Identifikation der Signatur-Berechtigten für TALOS VMS erfolgt durch das Trustcenter A-Trust.

Wie funktioniert das Identverfahren für das TALOS VMS Add-on „QES“?

Das Identverfahren über den qualifizierten Vertrauensdienstanabieter A-Trust erfolgt im Auftrag unseres Lizenzpartners EMS, der im Bereich Zeitarbeit und Vendor Management System (VMS) deutscher Vertriebs- und Lizenzpartner des QES-Anbieters MOXIS ist. Hierüber werden die einzelnen Signaturvorgänge in TALOS VMS ausgeführt.

Bei den Signaturvorgängen werden ausschließlich verschlüsselte Daten zur Signaturstelle A-Trust übertragen. Dabei ist ein Zugriff durch EMS bzw. Dritte auf die zu zeichnenden Verträge ausgeschlossen.

Das Identverfahren selbst ist innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Zur späteren Identifikation im Zuge der Signaturvorgänge muss der User lediglich eine Handynummer angeben und ein Passwort vergeben. Das Identverfahren ist nur einmal notwendig und gilt 5 Jahre.

Wie erfolgt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) in TALOS VMS?

Nachdem Sie das Add-on „qualifizierte elektronische Signatur (QES)“ für TALOS VMS hinzugebucht haben, erfolgt zunächst eine Abfrage durch uns, welche User das Recht haben sollen, die Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) in TALOS VMS digital unterzeichnen zu dürfen.

Die von Ihnen genannten Signatur-Berechtigten für TALOS VMS erhalten eine E-Mail von uns mit einem personalisierten Registrierungslink zu dem qualifizierten Vertrauensdienstanabieter A-Trust zur erstmaligen, rechtssicheren Identifikation (Identverfahren).

Nach der Identifikation können die Arbeitnehmerüberlassungsverträge (AÜV) direkt in TALOS VMS digital unterzeichnet werden. Hierfür muss der einzelne Signaturvorgang lediglich per TAN-Verfahren oder per App durch die zeichnungsberechtigte Person bestätigt werden.

Was passiert nach dem Signaturvorgang?

Die per QES signierten Verträge sind in der digitalen Form gültig, das heißt, sie müssen nicht zusätzlich ausgedruckt und in Papierform archiviert werden. Da es sich bei den digitalen Dokumenten um Originale handelt, müssen diese dauerhaft und revisionssicher abgespeichert werden. Es wird daher empfohlen, die digitalen Dokumente außerhalb des VMS zusätzlich auf einem Laufwerk, in der digitalen Personalakte o.ä. geeigneten Speicherorten redundant abzuspeichern.

Was ist ein Managed Service Provider (MSP)?

Die Dienstleistung „Managed Service Providing“ richtet sich vor allem an große Unternehmen mit komplexen Organisationsstrukturen, die in der Regel mit einer Vielzahl an Personaldienstleistern zusammenarbeiten.

Analog zum Master Vendor Modell ist der „Managed Service Provider“ (MSP) die Schnittstelle zwischen dem Unternehmen (Entleiher) und den verschiedenen Personaldienstleistern (Verleihern) und steuert/verantwortet selbständig alle an ihn beauftragten Prozesse.

Im großen Unterschied zu einem MV hat der MSP keinen eigenen Mitarbeiterpool zur Überlassung an den Entleiher, so dass er selbst kein „Lieferant“ ist und jede Stelle an die Personaldienstleister des Entleihers weitergeben muss. Ein MSP übernimmt daher neutrale Administrations- und Steuerungsaufgaben und wird in der Regel immer dann eingesetzt, wenn alle Personaldienstleister gleichberechtigt sein sollen. Aus diesem Grund spricht man beim MSP auch von einem „Neutral Vendor“.

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