5 Fragen an: Robert Simon, Experte für strategische Personalplanung & HR-Berater

Robert Simon, Experte für strategische Personalplanung und Zeitarbeit

21 Apr, 2021

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Zeitarbeit ist auch hierzulande in vielen Branchen fester Bestandteil der unternehmerischen Flexibilität. Und doch mangelt es oftmals an einem strategischen Konzept für diesen Baustein der Personalbeschaffung. Das Resultat sind nicht genutzte Chancen und Vorteile, die mit einem durchdachten Einsatz von Zeitarbeit einhergehen.

Genau an dieser Stelle setzt Robert Simon mit seiner langjährigen Erfahrung in der Personaldienstleistung und als Unternehmensberater für strategische Personalplanung an. Als Experte für Kosten- und Prozessoptimierung beim Einsatz externer Arbeitskräfte vereint der studierte Betriebswirt mit Schwerpunkt Rechnungswesen und Controlling fundiertes Branchenwissen mit mehr als 20 Jahren praktischer Erfahrung im HR Bereich. In seinen Beratungsprojekten legt er daher den Fokus auf die Entwicklung und Umsetzung einer ganzheitlichen Strategie für den kostenoptimierten Einsatz von Zeitarbeit – verstanden als Flexibilisierungsinstrument und Teil der Unternehmensstrategie.

Denn gerade angesichts der disruptiven Veränderungen unserer Arbeitswelt kann Zeitarbeit ein elementares Werkzeug der strategischen Personalarbeit sein, so die Einschätzung von Robert Simon. Worauf in der vorausschauenden Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern zu achten ist, inwiefern sich hierdurch versteckte Einsparpotenziale heben lassen und welche Maßnahmen dem Fachkräftemangel langfristig entgegenwirken, erklärt der spezialisierte HR- und Prozessberater im Interview.

Guten Tag Herr Simon und herzlich Willkommen bei „5 Fragen an“. Als selbstständiger HR-Berater begleiten Sie mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg hin zu einem kostenoptimierten und zugleich rechtssicheren Einsatz und Management von externen Mitarbeitenden. Welchen Stellschrauben widmen Sie sich dabei zuerst und warum?

Leider gibt es keine One-Size-Fits-All-Stellschraube. Bei rund 100 Beratungsprojekten in den letzten 9 Jahren stelle ich bestenfalls Ähnlichkeiten in den Projekten fest. Die Lösungen müssen freilich zum Kunden passen.

Meine Arbeit besteht immer auch darin, beim Kunden ein Bewusstsein dafür zu schaffen, Zeitarbeit als strategisches HR-Instrument zu sehen.

Zunächst einmal verschaffe ich mir einen Überblick: Wie arbeitet mein Kunde? Was läuft gut und was weniger gut. Dabei arbeite ich mich von Innen nach Außen vor – entlang der Fragen: Was braucht der Kunde? Wie ist der Kunde aufgestellt? Wie sind die Prozesse strukturiert? Mit welchen Personaldienstleistern arbeitet er und wie ist die Zusammenarbeit strukturiert? Passen die Dienstleister zum Kunden? Wie solide sind diese aufgestellt? Erste etwaige Auffälligkeiten, die auf eine eventuell nicht rechtskonforme Situation hindeuten, werden bereits an dieser Stelle identifiziert.

Im nächsten Schritt geht es darum, beim Kunden ein Bewusstsein dafür zu schaffen, Zeitarbeit als strategisches HR-Instrument zu sehen. Ich unterbreite meinen Kunden diesbezüglich Vorschläge, wie sie die Prozesse besser bzw. effizienter gestalten können. Dabei spielt die Digitalisierung eine große Rolle.

Und nicht zuletzt stehen auch die Dienstleister auf dem Prüfstand. Schließlich müssen diese von ihrer Ausrichtung her zur Strategie des Kunden und dessen Bedürfnissen passen. Ich schaffe die erforderliche Transparenz und zeige verschiedene (Lösungs-)Wege auf, aus denen der Kunde die für ihn passende Variante wählt. Gemeinsam mit meinem Kunden setze ich diese dann auch um. Das qualitative Feintuning – Stichwort „passgenaue Besetzung“ – rundet meine Herangehensweise ab.

Die Corona-Krise hat unsere Wirtschaft in vielen Bereichen vor neue Herausforderungen gestellt – und gerade im Kontext der Zeitarbeit das Thema Compliance stärker in den Vordergrund gerückt. Worauf sollten Unternehmen in der Zusammenarbeit mit Personaldienstleistern in diesen herausfordernden und unsicheren Zeiten besonders achten?

Grundsätzlich sollte Compliance unabhängig von der aktuellen Pandemie betrachtet werden. Die Krise deckt lediglich die vorhandenen Schwächen auf. In einem Gerichtsurteil zur Subsidiärhaftung hat der vorsitzende Richter sehr schön und deutlich zum Ausdruck gebracht, dass es schon zur Pflicht der Entleiher gehören würde, die Seriosität der Geschäftspartner regelmäßig zu prüfen.

Das Compliance Feld ist nämlich sehr vielfältig. Dazu gehört auf jeden Fall, dass sich alle Akteure an geltende Gesetze und Tarifverträge halten (müssen). Es gibt kaum ein Projekt, in dem ich nicht fündig werde. Dabei unterstelle ich keine böse Absicht. Das ist vielmehr der Komplexität und ‚Überbürokratisierung‘ geschuldet. Zur Illustration folgendes Beispiel aus der Praxis: Der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (AÜV) für eine externe Fachkraft, die kommenden Montag starten soll, wird am Donnerstag noch schnell mit der Post verschickt. Aktuell sind aber viele Ansprechpartner im Homeoffice und die Post geht vielleicht erst eine Woche später in die Bearbeitung. Dann startet der Einsatz bereits wie geplant am Montag, obwohl noch kein gültiger AÜV vorliegt. Oder der Referenzlohn wird im neuen Überlassungsvertrag nicht aktualisiert, der Kunde unterschreibt und merkt es gar nicht, dass die Zahl nicht stimmt. Fehlerhafte und unvollständige Verträge finde ich mit am häufigsten.

Die Corona-Krise ist besser zu bewältigen, wenn die Unternehmen ihre Digitalisierungs-Hausaufgaben machen. Diese Aussage gilt für viele Bereiche, auch für die Arbeitnehmerüberlassung.

Ein weiteres Beispiel, das so in der Praxis vorkommen kann: Frau Müller wurde jüngst von Personaldienstleister Z in Abteilung A eines Kundenunternehmen überlassen und wird zwei Monate später – zwischenzeitlich verheiratet heißt sie jetzt Schmidt – über einen anderen Dienstleister in Abteilung B beim selben Unternehmen eingesetzt. Da kommt der Kunde mit selbst geführten Excel-Listen schnell an seine Grenzen; ein Fristverstoß ist hier wahrscheinlich. Jetzt könnten wir noch über die DSGVO sprechen, doch das lasse ich an dieser Stelle.

Darüber hinaus gibt es noch das Risiko der Subisidiärhaftung. Zur Subsidiärhaftung kann es kommen, wenn ein Zeitarbeitsunternehmen die geforderten Sozialversicherungsbeiträge, Beiträge zur Berufsgenossenschaft und die Lohnsteuer nicht vollständig oder gar nicht (zum Beispiel auf Grund einer Insolvenz) bezahlt. Dann haftet das Kundenunternehmen für die Zahlung dieser Beiträge.

Viele Kundenunternehmen kennen das Thema gar nicht, einige lassen sich Unbedenklichkeitsbescheinigungen geben und archivieren diese, ohne sich mit dem Inhalt zu beschäftigen. In den ersten zwei Märzwochen 2021 sind mindestens 28 Personaldienstleister in die Insolvenz gegangen, so zumindest die einschlägigen Insolvenzregister. Andere Statistiken sprechen davon, dass sich die Insolvenzzahlen im ersten Quartal 2021 im Vergleich zu 2018 verfünffacht haben. Abgesehen davon werden aber sicherlich in den nächsten Monaten noch mehr hinzukommen, denn einige PDL wurden zu stark von der Pandemie getroffen. Zudem wird kaum gesehen, dass das Jahr 2019 schon nicht gut für die Branche war. Selbst wenn keine Haftungsfolgen daraus für die Entleiher resultieren, ist es schwierig, Bedarfe über solche Dienstleister zu decken. Abgesehen davon, dass auch die Zeitarbeitnehmer:innen verunsichert sind.

Viele dieser Herausforderungen und Problemstellungen lösen sich mit dem Einsatz eines Vendor Management Systems (VMS) in Wohlgefallen auf. Sei es mit der elektronischen Unterschrift oder einer Vielzahl an internen Prüfungen sowie automatisierten Fristenkontrollen. Letztlich ist die Corona-Krise besser zu bewältigen, wenn die Unternehmen ihre Digitalisierungs-Hausaufgaben machen. Diese Aussage gilt für viele Bereiche, auch für die Arbeitnehmerüberlassung.

Trotz steigender Arbeitslosenzahlen ist in der öffentlichen Berichterstattung seit vielen Jahren von einem Fachkräftemangel die Rede. Was können Unternehmen und Personaldienstleister (künftig) besser machen, um den personellen Engpässen frühzeitig zu begegnen bzw. aktiv entgegenzuwirken?

Der Fachkräftemangel ist ein absolutes Reizthema! Natürlich gibt es für den großen Bedarf zu wenig Arbeitskräfte und auch zu wenig qualifizierte Fachkräfte. Ganz toll finde ich Bemerkungen wie: „Selbst meine Zeitarbeitsunternehmen bekommen keine Leute her.“ Nachdem die Branche wieder wächst, stellt sich doch eher die Frage, warum bekommt das Unternehmen nicht die externen Arbeitskräfte, die es benötigt? Das beginnt mit einer frühzeitigen Bedarfsplanung, geht damit weiter, das hochflexible Instrument Zeitarbeit richtig zu nutzen und endet mit der Abmeldung der externen Fachkraft.

Willkommenskultur und strukturierte Einarbeitung sind sowohl bei neuen Festangestellten als auch bei temporär Beschäftigten wichtig für einen erfolgreichen Einstieg.

Frühzeitige Anfragen erleichtern dem Dienstleister die Arbeit und erhöhen die Chancen, bewährte Zeitarbeitskräfte zu stellen. Ein kurzfristiger Mehrbedarf, z. B. durch krankheitsbedingte Ausfälle, muss nicht unbedingt durch kurzfristige, zusätzliche Überlassungen ausgeglichen werden. Genauso muss ein kurzzeitiger Überhang nicht gleich in eine Beendigung der Überlassung führen. Je höher der Beschäftigungsgrad ist, desto weniger gut funktioniert kurzfristiges An- und Abmelden. Um die Besetzungen sicher zu stellen, müssen aber die Strukturen geschaffen werden. In meinen Beratungsprojekten ziele ich darauf ab, temporäre Schwankungen in beide Richtungen anderweitig abzufedern.

Jede zweite Arbeitskraft, die eine neue Arbeitsstelle antritt, macht sich in den ersten Tagen Gedanken, ob es sich dabei wirklich um den richtigen Arbeitgeber handelt. Willkommenskultur und strukturierte Einarbeitung sind sowohl bei neuen Festangestellten als auch bei temporär Beschäftigten wichtig für einen erfolgreichen Einstieg. Max Frisch hat 1965 in einem Vorwort geschrieben: „Man hat Arbeitskräfte gerufen, aber es sind Menschen gekommen“. In dem Buch ging es zwar um italienische Gastarbeiter in der Schweiz, aber das Zitat ist ganz wunderbar auf die Zeitarbeit übertragbar.

In Zeiten von „New Work“ sind die Unternehmen u. a. dazu aufgefordert, ihre traditionellen Arbeitsmodelle zu hinterfragen und neue, flexible Arbeitsangebote zu schaffen. Inwiefern kann Zeitarbeit als ergänzendes Instrument einer strategischen Personalarbeit die Unternehmen bei dem Transformationsprozess unterstützen?

Frithjof Bergmann, Begründer der New Work Bewegung, zielt ja mit seinem Ansatz darauf ab, dass die Menschen das tun sollten, was sie „wirklich, wirklich wollen“. Hochqualifizierte Zeitarbeitskräfte können sich in der Arbeitnehmerüberlassung (AÜ) mitunter besser verwirklichen, weil sie ständig durch neue Einsätze und Projekte gefordert sind. Sie verstehen auch die Entscheidungen der Politik nicht, warum sie z. B. ihren Traumjob im Projekt nach 18 Monaten aufgeben müssen, obwohl sie noch gar nicht fertig sind. In einer Diskussion mit einem überlassenen Entwickler-Team kam die rhetorische Frage auf: „Warum soll man vom Luxusliner ohne Not in ein Rettungsboot umsteigen?“ Schließlich verdiene man gut, habe mehr Freiraum und könne in hochspannenden Projekten mitarbeiten.

Wir befinden uns inmitten der 4. Industriellen Revolution. Die virtuelle Welt verschmilzt mit der realen, physischen Welt. Automatisierung und Digitalisierung verändern unsere Arbeitswelt – inkl. aller dazugehöriger Modelle.

Nun zum Transformationsprozess: Wir befinden uns inmitten der 4. Industriellen Revolution. Die virtuelle Welt verschmilzt mit der realen, physischen Welt. Automatisierung und Digitalisierung verändern unsere Arbeitswelt – inkl. aller dazugehöriger Modelle.

Hierzu ein Beispiel aus einem Kundenprojekt: Ein Unternehmen setzte 2017 noch rund 50 Zeitarbeitskräfte zuzüglich zu den ca. 200 festangestellten Mitarbeiter:innen für Verpackungsarbeiten ein. Ich habe damals schon darauf hingewiesen, dass in diesem Bereich auf lange Sicht viel zu viel Personal beschäftigt ist. Ende 2018 kam es zum Einstellungsstopp; freie Stellen wurden mit Zeitarbeitskräften besetzt. Wie kam es zu dieser Situation? Die neue Maschinengeneration hat einen höheren Automatisierungsgrad und benötigt trotz ordentlicher Umsatzsteigerung deutlich weniger Verpackungshelfer. Daher arbeite ich im Moment gemeinsam mit dem Kunden daran, einen mitarbeiterorientierten Beschäftigungsabbau mithilfe von Zeitarbeit ohne teuren Sozialplan zu realisieren.

Oder betrachten wir eine Pressemitteilung von Audi aus dem Jahr 2019. Darin steht sinngemäß, dass 9.500 Stellen abgebaut und im gleichen Zuge 2.000 neue Kräfte im Bereich Elektromobilität benötigt werden. Dabei gilt die Beschäftigungsgarantie bis 2029. Ohne Zeitarbeit wird das wohl kaum machbar sein. Audi unterscheidet sich nur in einem Aspekt von vielen Mittelständlern: Audi hat eine Vorstellung von einer möglichen Veränderung und deren Beschäftigungsauswirkung.

Wir leben im Hier und Jetzt, aber die Zukunft steht vor der Tür. Wie würden Sie die „Zeitarbeit von Morgen“ beschreiben?

Die vorher beschriebenen Veränderungen der Arbeitswelt machen auch vor der Zeitarbeit keinen Halt. Genauso wie auch die Marktveränderungen früher oder später in der Branche ankommen (werden). Die strategischen Schwerpunkte müssen klar gesetzt werden – und zwar durch die Geschäftsleitung.

Der „War for talents“ ist schon im letzten Jahrtausend entbrannt! Um hier zu gewinnen, muss sich Zeitarbeit noch mehr auf den Menschen konzentrieren. Themen wie authentisches Employer-Branding oder auch Corporate Social Responsibility (CSR) werden in den Fokus rücken und müssen ernsthaft gelebt werden. Ein Arbeitgeber-Sigel zu kaufen reicht künftig nicht mehr aus.

Darüber hinaus erwarte ich folgende Veränderungen:

  1. Zeitarbeit wird auf jeden Fall digitaler werden,
  2. künstliche Intelligenz wird die Personalauswahl und das Matching unterstützen,
  3. die (Abrechnungs-)Prozesse werden mehr und mehr automatisiert ablaufen und
  4. Zeitarbeit wird eine starke Konkurrenz bekommen: Crowd- und Gigworking werden den Kreis der flexiblen, externen Arbeit als derzeit völlig einreguliertes Element erweitern

Zusammenfassend gesagt: Die Marktveränderungen treffen Verleiher und Entleiher gleichermaßen. Es bleibt auf jeden Fall spannend.

Zur Person

Robert Simon arbeitete nach seinem Studium zum Dipl. Betriebswirt (FH) mit den Schwerpunkten Bilanzbuchhaltung und Controlling in Führungspositionen im Personal- und Finanz- bzw. Rechnungswesen. Zunächst u.a. als kaufmännischer Leiter in einem mittelständischen Handelsunternehmen und später als Führungskraft in der Zeitarbeit. Regelmäßige berufliche Fortbildungen, wie z.B. Wirtschaftsmediation, strategische Unternehmensplanung oder das CAS Studium Wirtschaftsethik, runden sein Profil ab.

Bei Expense Reduction Analysts ist Robert Simon seit 2012 in den Bereichen Zeitarbeit, Outsourcing, Prozessoptimierung, Mitarbeiterbindungskonzepte und Employer Branding erfolgreich tätig. Neben der Kostenoptimierung legt er den Fokus auf Transparenz, zuverlässige und passgenaue Rekrutierung, Mitarbeiterzufriedenheit und Prozessoptimierung.

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