5 Fragen an: Thomas Sippel, Spezialist für External Workforce Management

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Von Sarah Herrmann

Sarah verantwortet die Bereiche Marketing und Vertrieb bei der TALOS. Als Vollblut-Kommunikatorin jongliert sie nicht nur mit Worten, sondern ist auch erste Ansprechpartnerin für die Mitgliedsunternehmen im TALOS Partnernetzwerk. Wenn sie nicht gerade in die Tasten haut oder sich um das Kundenmanagement kümmert, erkundet sie die Wälder und Wiesen der Region.

16 Jun, 2021

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Neuesten Studien zufolge beläuft sich der Anteil externer Fachkräfte in manchen Branchen – wie z. B. Automobil, Logistik wie auch Life Science – auch hierzulande auf mehr als 40% der Gesamtbelegschaft. Neben der klassischen Zeitarbeit zählen darunter auch Freelancer sowie projektbezogene Mitarbeiter:innen auf Dienst-/Werkvertragsbasis. Dennoch hat ein Großteil der Unternehmen die Verwaltung der externen Belegschaft noch nicht in die interne Prozesslandschaft integriert.

Die Folgen sind: Doppelte Datenhaltung, ineffiziente Arbeitsabläufe, fehlende Transparenz wie auch rechtliche Risiken. Thomas Sippel, Senior Consultant bei ARAGO Consulting, setzt mit seiner Arbeit genau dort an. Der Experte für External Workforce Management minimiert nicht nur die Alltagshürden bei der Administration der externen Belegschaft, sondern schafft auch ein Bewusstsein dafür, was es konkret bedeutet, die ‚Externen‘ mit derselben Sorgfalt zu verwalten wie die Festangestellten.

Und so unterstützt er seine Kunden dabei, interne und externe Compliance-Anforderungen zu erfüllen, Transparenz über externe Personaleinsätze zu schaffen und letztlich auch Einsparungen zu generieren.

Welche weiteren Vorteile ein strategisches External Workforce Management bietet, inwiefern digitale Tools dabei helfen können und warum es wichtig ist, die internen und externen Prozesse miteinander zu verbinden, erläutert der zertifizierte Spezialist für External Workforce Management im Interview.

Hallo Herr Sippel und herzlich Willkommen bei „5 Fragen an“. Ursprünglich kommen Sie aus der klassischen Personaldienstleistung. Bei ARAGO Consulting beraten Sie mittelständische und große Unternehmen zu Themen des External Workforce Managements und begleiten diese mitunter bei der Einführung von MSP-Programmen. Was sind aus Ihrer Sicht die drei größten Vorteile des Neutral Vendor Modells?

Egal ob wir über ein Neutral Vendor (MSP) oder ein Master Vendor Modell oder sogar einen internen MSP – z.B. ein Shared Service Center – sprechen, wenn unser Kunde über diese Themen nachdenkt, dann ist er schon sehr weit in seinen Überlegungen zur Optimierung seines External Workforce Managements.

MSP-Anbieter haben in der Regel einen sehr großen Marktüberblick und können schon im Vorfeld eine große Hilfe sein, um Marktpreise zu vergleichen oder sich eine generelle Marktübersicht zu verschaffen.

Grundsätzlich geht es in einem MSP-Programm ja darum, dass die (Personal-)Dienstleister – also die ‚Lieferanten‘ – zentral von einem MSP-Anbieter gemanaged werden. Das heißt: alle Such- und Beauftragungsprozesse laufen über eine zentrale Stelle.

Der größte Vorteil dieses Prozesses ist es, dass hierdurch eine viel größere Transparenz entsteht. In einem neutralen MSP-Setup werden die im Programm registrierten Lieferanten gleichgestellt. Das bedeutet, dass alle Lieferanten zur gleichen Zeit und mit den gleichen Chancen über die Bedarfsanforderung informiert werden.

Idealerweise unterliegen diese Lieferanten dann auch noch ähnlichen Vertragskonditionen, damit auch hier eine echte Vergleichbarkeit der Angebote hergestellt werden kann. Es entsteht also ein echter Wettbewerb.

Ein weiterer großer Vorteil des MSP-Modells an sich ist, dass die MSP-Anbieter operative Aufgaben im Lieferantenmanagement, der Abrechnung und des On- und Offboardings übernehmen. Hierdurch können sich Einkauf, HR oder auch die beauftragenden (Fach-)Abteilungen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Zudem haben MSP-Anbieter in der Regel einen sehr großen Marktüberblick und können schon im Vorfeld eine große Hilfe sein, um Marktpreise zu vergleichen oder sich eine generelle Marktübersicht zu verschaffen. Natürlich kostet ein MSP-Service auch Geld, allerdings lässt sich ein solches MSP-Programm erfahrungsgemäß durch die richtigen Mechanismen kostenneutral für das Kundenunternehmen gestalten.

Externe Fachkräfte sind in vielen Branchen nicht mehr wegzudenken. Dennoch laufen die administrativen Prozesse größtenteils losgelöst von denen der Festangestellten. Warum ist es wichtig, eine übergreifende Prozess- und HR-Strategie für interne und externe Mitarbeiter:innen im Unternehmen zu verankern?

Wenn man bedenkt, dass in vielen Unternehmen mittlerweile über 40% der gesamten Arbeitskraft durch Externe gestemmt wird, dann stellt sich hier ja eigentlich gar nicht die Frage, warum HR und Einkauf hier eng zusammenarbeiten müssen. Es ist schließlich ‚Arbeitskraft‘, die zugekauft wird.

Daher ist es wichtig, die richtigen Prozesse und Mechanismen zu etablieren, denn gerade die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben spielt eine wesentliche Rolle beim Einsatz von externem Personal. Die Abstimmung und Ausgestaltung der richtigen Vertragsart ist ein weiterer tragender Baustein in der Zusammenarbeit zwischen HR und Einkauf. Das Stichwort lautet: Compliance.

Wichtig ist, die richtigen Prozesse und Mechanismen zu etablieren, denn gerade die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben spielt eine wesentliche Rolle beim Einsatz von externem Personal.

Auch heutzutage sehen wir immer noch, dass bei der Auswahl der Vertragsart für die Beauftragung von Externen die falschen Kriterien wie Budget oder Rolle angewendet werden. Die Treiber für die Wahl der Vertragsart sollten aber die Tätigkeit oder das Ergebnis der Tätigkeit sein. Auch hier liegt es an HR und Einkauf klare Vorgaben zu machen.

Die Corona-Krise wird in der öffentlichen Berichterstattung häufig als „Brandbeschleuniger der Digitalisierung und Automatisierung“ bezeichnet. Wie hoch schätzen Sie den Digitalisierungsgrad im External Workforce Management ein und an welchen Stellschrauben können schon kleine Veränderungen ein echter Effizienzbooster sein?

Der Digitalisierungsgrad im External Workforce Management ist in Deutschland leider sehr gering. Dies liegt mitunter daran, dass es immer noch ein Randthema in vielen Unternehmen ist. Oft werden die Externen in den beauftragenden Abteilungen mit Excel Sheets selbst verwaltet.

Quick Wins sehen wir in unseren Projekten beim Thema Lieferantenmanagement. Um eine konkrete Zahl zu nennen: Sich dem Thema im Ganzen anzunehmen inkl. der dazugehörigen Digitalisierung bringt schnell Einsparungen um bis zu 15 %.

External Workforce Management ist aber eine gemeinschaftliche Aufgabe von HR und Einkauf. Denn egal, ob wir über Externe in Gewerken, Zeitarbeitskräfte oder Freelancer in Dienstleistungsverträgen sprechen, am Ende sind es Personen, die Zugriff auf Systeme oder Zugang zu Gebäuden haben.

Quick Wins sehen wir in unseren Projekten beim Thema Lieferantenmanagement. Dieses zentral zu managen und über ein VMS eine echte Vergleichbarkeit herzustellen, bringt reale – also mess- und spürbare – Einsparungen. Um eine konkrete Zahl zu nennen: Sich dem Thema im Ganzen anzunehmen inkl. der dazugehörigen Digitalisierung bringt schnell Einsparungen um bis zu 15 %.

Ein mittelständisches Unternehmen plant die Einführung eines VMS und möchte sich diesbezüglich von Ihnen beraten wie auch begleiten lassen. Wie gehen Sie dieses Projekt an? Welchen Funktionsumfang müsste das VMS haben – und warum?

Zunächst einmal ist es wichtig, den wirklichen Status Quo zu ermitteln und vor allem auch herauszufinden, was das Unternehmen unter ‚Externen‘ versteht. Denn auch hier gibt es von Unternehmen zu Unternehmen große Unterschiede in der Definition eines ‚Externen‘.

Generell kann man sagen, dass ein VMS den gesamten Prozesszyklus von ‚Source-Engage-Manage-Pay‘ abdecken sollte; und dies empfehlen wir auch unseren Kunden.

Die Grundlage für die Einführung eines jeden VMS sind in erster Linie die dazugehörigen Prozesse und eine vollständige Datengrundlage. Daher besteht eine unserer ersten Aufgaben darin, diese in einer vollständigen Analyse herzustellen. Dazu gehören dann auch Themen wie Category Management, Demand Management, Supplier Management, HR und Procurement Prozesse. Und nicht zuletzt auch Informationen über die vorhandene IT-Landschaft.

Der Funktionsumfang eines VMS richtet sich zum einen nach den vorhandenen Strukturen, zum anderen nach den zukünftigen Prozessen und Strukturen. Generell kann man aber sagen, dass ein VMS den gesamten Prozesszyklus von ‚Source-Engage-Manage-Pay‘ abdecken sollte; und dies empfehlen wir auch unseren Kunden, um hier eine gewisse Konsistenz herzustellen, Compliance Fragen abzudecken und so auch den gesamten Prozess auditierbar zu machen.

Wir leben im Hier und Jetzt, aber die Zukunft steht vor der Tür. Mit welchen drei Begriffen würden Sie das „External Workforce Management“ der Zukunft beschreiben?

Ich denke die drei Begriffe, die die Zukunft dieses Themas beschreiben, sind: „Strategic Workforce Planning“

Zur Person

Thomas Sippel ist Senior Consultant für External Workforce Management bei ARAGO Consulting und mittlerweile seit mehr als 10 Jahren in diesem speziellen Umfeld tätig. Zu seinen Kunden zählen nationale und internationale Unternehmen; von Mittelstand bis Konzern.

ARAGO Consulting ist ein weltweit tätiges Beratungsunternehmen mit Büros in 11 Ländern und klarem Fokus auf HR. Neben Beratungsleistungen rund um die Prozesse im External Workforce Management unterstützt ARAGO Consulting Unternehmen in der digitalen Transformation ihrer HR-Funktion.

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